【実例付】英語メールの書き方：挨拶から結びまで５行で完結！
英文メールは、どのように書けばよいでしょうか。完璧に意図が伝わる内容で、簡潔に仕上げる書き方を、挨拶から結びまで実例を交えて解説します。
日本人と欧米人の思考の組立順序は違うので、そこを理解すれば、たった5行で完結します。
■日本人の思考の組立順序
まずは、私たち日本人の思考方法ですが、仕事で知らない相手にメールを書くことをイメージしてみてください。
日本人は礼節を大切にするので、「相手に失礼にならないように」「きちんとした敬語で」書こうとすると思います。冒頭に時節の挨拶などを盛り込んだりするかもしれません。そして、日本語の流れのように、
「いつ/どこで/誰が/何をする」
という順序で文章を組み立てていくと思います。
つまり最も重要な「何をする」の部分が一番最後なわけです。
■欧米人の思考の組立順序
欧米人はどうでしょうか？ 英語の文章の組立は、
「だれが/どうする/何を/いつ…」
という順序になります。
つまり結論が一番最初に来る思考回路なのです。英語ではその回路に合わせればいいんです。
- 軽く挨拶して
- 結論を提示、そして
- 理由を述べる
- 補足や希望を伝え
- 締める
時節の挨拶など、欧米人の思考回路に存在しない儀礼的な文句などは、思い切って省いちゃえばいいです。
挨拶の文章に時間を費やすなら、上記の５つの項目の内容を充実させることに時間と神経を使ったほうがいいです。
日本語でついつい組み立ててしまいがちですが、不必要な部分を知っていればそれをそぎ落とせます。そして、伝えたいことの本質だけを見極めて表現します。これで組み立てる英文の量がずいぶんスリムでシンプルになります。
基本的なボキャブラリーや文法の勉強はもちろん大前提として大切ですが、とりあえずそれ以前に、まず英語文化での「マインド」と「思考回路」を理解することで、ずいぶん英語へのアプローチが明快になります。
英語メールで考える思考の組立順序・実例編
では実際にメールを書いてみます。
ビジネス寄りの内容ですが、日常の普通の話題でも同じです。
まず、下記の状況でメールをするとします。この場合、あなたはどう伝えるか考えてみてください。日本語でよいです。
説明不足だったのか、先方から受け取った書類には不備があった。直筆の署名がないと経理部署に処理してもらえず、もう一度記入してもらわないといけないので、書類を再度送ろうとしている。同じことをまた頼むのは申し訳ないとは思うが、契約締結の期日に間に合わないといけないので、〇月〇日までに記入返信してもらいたい
この状況、もし日本語でメールしたらこんな風になりませんか？
お世話になっております。
先日はお忙しい中、早速に書類をお送りいただきありがとうございました。
確認いたしましたところ、〇〇の部分の記載に問題がございました。説明不足で申し訳ありませんが、この部分は直筆での記載していただく必要がございます。このままでは経理処理を進めることができませんので、大変恐縮ですが、再度ご記入のうえ、至急に送信いただけませんでしょうか。
なお勝手ではございますが、処理の関係上、〇月〇日までにご返送いただければありがたいです。
どうぞよろしくお願いいたします。
美しい日本語で書かれた丁寧なビジネスメールです。しかしこれをそのまま英語に訳すと、英語として不自然な文になっちゃいます。
ではどうしましょうか。
形式にはめ込むとよいので、まずは、メールの型を説明します。
- 挨拶
- 目的
- 理由
- 補足
- 結び
まず、一番言いたいことを想定します。それが２番目の目的のところに来ます。
あなたは、目的があってメールを書ていているはずですので、それが反映されていなければなりません。
ここではメールの目的は「もう一度書類を正しく記入してもらうこと」です。そこに肉付けして、下記の5つのセンテンスを順に書くだけでOKです。
- 挨拶：送付のお礼
- 目的：もう一度書類の○○に直筆記入してもらいたい
- 理由：受け取った申し込み書類に不備があったから
- 補足：指定日までに、再送してほしい
- 結び：協力への感謝
究極的に言うと、重要なのは、２と３と４だけです。この3点だけが伝われば、あなたが今している作業（メールを送る）は完結します。
「経理が処理してくれない」ことなどはこっちの都合であって、先方に関係ないことは書かなくていいので端折ります。言い訳は特に要らないってことです。
また、この状況、書き間違えたのは先方ですので、こちらは必要な仕事をしているだけ。謝る必要はなしです。へりくだる表現は文字の無駄と思っていいです。どうしてもお詫びするなら最後でいいです。最後だと、忙しい相手が「ここはいいや」と、読まないという選択肢を取れることができますから。
でも考えてみてください。謝るよりは感謝する方が感じがいいですし、相手もうれしいですよ。
そしてそもそもないですね。「お世話になっている」とか「お疲れ様です」という概念とか。その概念がないので、書いてあると逆に？？？と相手を困惑させるかもしれません。
こういうクッション言葉は、日本人としては、書かないと気持ち悪いものですが、その思考を変える必要があります。
相手は、書いてあった方が気持ち悪いかもしれませんから。
では1）から5）に英文をはめ込んでいきます。
- 挨拶：送付のお礼
- 目的：もう一度書類の○○に直筆記入してもらいたい
- 理由：受け取った申し込み書類に不備があったから
- 補足：〇日までに、再送してほしい
- 結び：協力への感謝
- Thank you for sending the form.
- we need to ask you to fill it once again.
- Your name needs to be hand-written in section 〇〇.
- Please fill it again and send it back by 〇〇
- Thank you for your cooperation.
これで、完璧に伝わります。そして相手がこのメールを読むのに要する時間はおそらく１０秒以内です。
相手の貴重な時間をセーブしてあげたあなたは、できるビジネスパーソンなのです！
その相手の立場や状況に想像力を働かせることも大切です。たとえば、奥様はお元気でしょうか？と書き添えると感じがいいと思うかもしれませんが、よく考えてください。相手にその返事をしないといけないプレッシャーを与えることになりかねませんよ。相手は忙しいかもしれないと想定することは大切です。
この文章には、接続詞などのクッション言葉が一切ありませんが、全く問題ないです。あった方が流ちょうでこなれた印象にはなりますが、そこにエネルギーを使うより、書くべきこの5行に全エネルギーを使うべきです。
でも、いくら何でも愛想が無さ過ぎると思うのであれば、下記のような表現で少し肉付けするとちょっとこなれた感じになります。（が、特にそんな必要もないとわたしは思います）
加えた（または変更した）のは赤字の部分です。
Thank you for sending the form promptly.
I am afraid we need to ask you to fill it once again.
Your name needs to be hand-written in section 〇〇.
We would appreciate it if you could fill it again and send it by 〇〇.
We thank you in advance for your cooperation.
いかがでしょうか？
悪魔の英語術まとめ：思考改革のキーポイント
悪魔的に思考改革のキーポイントをまとめてみました。
・簡潔に「挨拶・目的・理由・補足・結び」の五行が基本
・読み手の立場や状況に想像力を働かせる
・先方に関係ないことは書かなくていい
・言い訳は特に要らない
・必要な仕事をしているなら謝る必要なし
・へりくだる表現は文字の無駄
・不必要な文を読ませて相手の時間を奪わない
・どうしてもお詫びするなら最後でいい
・謝るより感謝
・相手の文化に存在しない概念は相手を困惑させるだけ
ただし！
自分に非があるときは、全力で謝りましょう！
Have a wonderful day!
